Stare i nowe metody rejestracji czasu pracy pracowników

Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego, wszyscy pracodawcy mają obowiązek rejestrować i ewidencjonować czas pracy swoich pracowników. Wraz z rozwojem technologii metody te obejmują już nie tylko zapisy ręczne, ale również rejestratory RCP. Warto poznać obowiązki pracodawcy, stare oraz nowoczesne sposoby RCP oraz pokusić się o tezę, jak rejestracja czasu pracy może wyglądać w przyszłości.

Jak mówi artykuł 149 Kodeksu Cywilnego, każdy pracodawca jest zobowiązany do ewidencji czasu pracy pracowników oraz prowadzenia dokumentacji związanej ze wszelkimi sprawami dotyczącymi stosunku pracy. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. pracodawca odrębnie dla każdego pracownika musi założyć karty czasu pracy, które powinny zawierać informacje na temat pracy w poszczególnych dobach roboczych, również w niedziele i święta, w nocy, w godzinach nadliczbowych, a także dni wolne od pracy i urlopy, dyżury, zwolnienia z pracy oraz inne dane usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy.

Pomimo, że rejestracja czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy, istnieje grupa zatrudnionych, których zapis o ewidencjonowaniu czasu pracy nie obowiązuje. Należą do nich osoby, które są objęte zadaniowym systemem pracy, zarządzające w imieniu właścicieli zakładem pracy oraz ci, którzy otrzymują wynagrodzenie w formie ryczałtu za godziny nadliczbowe lub pracę w godzinach nocnych.

W przypadku, kiedy występuje brak rejestracji czasu pracy pracowników, istnieje potrzeba przeprowadzenia postępowania dowodowego, w trakcie, którego ustala się, czy i w jakim wymiarze pracownik przekroczył wyznaczone wcześniej limity pracy. Wszelkie czyny związane z nieprzestrzeganiem rozporządzenia stanowią podstawę do nałożenia sankcji ustalanych przez Państwową Inspekcję Pracy. Z kolei fałszerstwa w kartach pracy mogą zostać uznane za przestępstwo.

Obecnie dostępnych jest wiele metod rejestrowania czasu pracy: klasyczne sposoby opierające się na nośnikach papierowych oraz bardziej nowoczesne, elektroniczne rejestratory RCP. Klasyczne sposoby to przede wszystkim karty czasu pracy.

Stare metody ewidencji czasu pracy

Jednym z najprostszych sposobów na rejestrowanie czasu pracy pracowników w miejscu pracy jest podpisywanie papierowej listy obecności. Obecne w widocznym miejscu zestawienia były podpisywane przez pracowników przychodzących do pracy w danym dniu. Dokumenty te są zazwyczaj przygotowywane przez pracowników działu kadr na cały miesiąc z góry. Na podstawie papierowych list obecności wylicza się wynagrodzenie oraz godziny nadliczbowe przepracowane w danym okresie przez pracowników. Warto pamiętać, że z takim sposobem rejestracji czasu pracy wiąże się dla pracowników obowiązek codziennego podpisywania się, bowiem brak podpisu mógł rzutować na wysokość wypłaty w danym miesiącu. Listy obecności są czasami zastępowane specjalnymi zeszytami, niemniej jednak zasada postępowania z nimi była dokładnie taka sama jak w przypadku wyżej opisanych dokumentów.

Innym, wcześniejszym, systemem rozliczania czasu pracy były drukowane lub perforowane karty pracy. Drukowanie kart pracy w celu umieszczenia wszelkich niezbędnych informacji na temat pracowników stanowiły o prowadzeniu rozległego archiwum z danymi obecnych i byłych zatrudnionych w danym przedsiębiorstwie osób. Podobnie perforowane karty służyły do rejestracji czasu pracy za pomocą zbierających informacje maszyn. Ewidencjonowanie przeprowadzonych godzin odbywało się na podstawie odbijanych na specjalnie przygotowanej do tego celu karcie, najczęściej obrotowej tarczy z wypisanymi godzinami lub stemplując albo drukując informacje za pomocą specjalnej, papierowej taśmy barwiącej.

Wszystkie powyższe metody rejestracji czasu pracy stanowiły pracochłonne metody wyliczania wynagrodzenia i przepracowanych przez pracowników godzin. Wraz z rozwojem technologii pojawiły się nowe, elektroniczne metody takie, jak: elektronicznej systemy rejestracji czasu pracy na karty zbliżeniowe oraz rejestratory RCP.

Elektroniczne sposoby ewidencji pracy

Wraz z rozwojem systemów informatycznych pojawiły się nowe metody na ewidencjonowanie przepracowanego czasu pracy. Jednym z nich jest system rejestracji czasu pracy za pomocą kart zbliżeniowych. Pozwala on na rejestrowanie wejścia i wyjścia poprzez przyłożenie plastikowej karty do specjalnego rejestratora RCP. To urządzenie może być podłączone bezpośrednio do komputera. Dodatkowo, informacje można zebrać do pendrive`a i w ten sposób również wprowadzić do systemu komputerowego. Taki program prowadzi ewidencję pracowników na podstawie identyfikatorów (kart, zarówno zbliżeniowych, jak i magnetycznych), które stanowią jednoznaczne określenie pracownika.

Na podstawie danych z rejestratorów czasu pracy istnieje nie tylko możliwość rejestracji czasu pracy poszczególnych pracowników za pomocą danych przekazanych przez identyfikatory, ale również planowanie ich nieobecności i rozplanowanie czasu pracy. Wraz z przekazaniem danych do systemu rejestracji RCP można rozliczyć godziny przepracowane przez pracownika za dany okres czasu lub rozliczenie przed upływem określonego terminu. Na podstawie ustalonego wcześniej harmonogramu pracy oraz informacji przekazanych przez identyfikatory, po uprzednim porównaniu tychże, tworzy się kartę pracy.

Niedawno pojawiły się również rejestratory RCP pozwalające na rejestrację czasu pracy za pomocą danych biometrycznych, na przykład odcisku palca. Oznacza to zatem, że wszystkie wejścia i wyjścia pracowników utrwalane są za pomocą odciśniętego palca. Takie urządzenia uznawane są za jedne z bezpieczniejszych, ponieważ gwarantują one najwyższe bezpieczeństwo przekazywanych danych. W przypadku rozliczania przepracowanych przez pracowników godzin, są one rozliczane w ten sam sposób jak dane pochodzące z kart magnetycznych czy zbliżeniowych.

Istnieją też firmy, które w ramach RCP inwestują w tzw. bramki obrotowe. Do korzyści pracodawcy należy zaliczyć większą kontrolę nad wchodzącymi pracownikami i jednocześnie zminimalizowanie wejść osób nieposiadających kart. Bramka obrotowa daje też możliwość instalacji zarówno wewnątrz budynku, jak i na zewnątrz. W praktyce rozwiązanie to polega na ‘odbiciu się na czytniku’ po czym bramka się otwiera.

Rejestracja czasu pracowników w przyszłości

Dziś można pokusić się o wysunięcie tezy, jak będzie wyglądać rejestracja czasu pracy pracowników w przyszłość. Dobrą alternatywą na przyszłość wydają się kamery monitoringu CCTV, które dzięki wdrożeniu zaawansowanych algorytmów biometrycznych są w stanie rozpoznać twarz pracownika i automatycznie zapisać dane o czasie rozpoczęcia lub zakończenia pracy. Dane są przesyłane do programów służących rozliczeniu czasu pracy. Do rejestracji czasu pracy pracowników w przyszłości mogą służyć też smartfony – pracownik będzie miał obowiązek w momencie wejścia i wyjścia z pracy wejść w bezpłatną aplikację i zarejestrować zdarzenie. Weryfikacja może odbyć się na przykład poprzez funkcję geolokalizację telefonu w chwili zgłoszenia zdarzenia w aplikacji.

Rejestracja czasu pracy pracowników jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy, gdyż na podstawie tych informacji wylicza się wynagrodzenie oraz godziny nadliczbowe. Warto pamiętać, że nie ma jednego narzuconego sposobu ewidencjonowania czasu pracy, jest on zależny od właściciela przedsiębiorstwa.