Kompleksowe wdrożenie czy samodzielny montaż systemu rejestracji czasu pracy RCP?

Odpowiedź na to pytanie uzależniona jest zwłaszcza od:

• posiadanych umiejętności i zdolności techniczno-manualnych

• doświadczenia i odpowiedniej wiedzy (know-how) w branży teletechnicznej oraz informatycznej

• posiadanego zaplecza technicznego (niezbędne narzędzia)

• dysponowania dużą ilością wolnego czasu

osoby (instalatora/montera), który zamierza samodzielnie dokonać instalacji i konfiguracji systemu rejestracji czasu pracy RCP wraz z prawidłową konfiguracją oprogramowania komputerowego do rozliczania czasu pracy.

Instalator, który samodzielnie przeprowadza proces wdrożenia systemu RCP musi również posiadać niezbędną wiedzę w celu przeprowadzenia szkolenia dla użytkowników/pracowników oraz działu kadr z zakresu obsługi całego systemu RCP, czytników (rejestratorów RCP) oraz oprogramowania do rozliczania czasu pracy.

Cena systemu rejestracji czasu pracy, niezależnie od wybranej metody autoryzacji (biometrycznej lub zbliżeniowej RFID), składa się zasadniczo z dwóch części:

• ceny czytników (rejestratorów RCP) i profesjonalnego oprogramowania do rejestracji i rozliczania czasu pracy

• kosztów związanych z wdrożeniem dokonywanym przez profesjonalną ekipę techniczną

Dokonując wdrożenia systemu RCP własnymi siłami, co oczywiście generuje pewne oszczędności, dana firma (zarząd/właściciel) musi liczyć się z ryzykiem błędów popełnionych w całym procesie:

• montażu oraz konfiguracji rejestratorów RCP

• podłączenia awaryjnego zasilania (5VDC/12VDC)

• ustawienia komunikacji (WAN,LAN,WiFi,RS)

• instalacja oprogramowania komputerowego

• rejestrowania i dodawania użytkowników do systemu RCP

• szkolenia z zakresu obsługi całego systemu RCP

Z wieloletniego doświadczenia można zaobserwować, że największe problemy powstają w momencie konfiguracji czytników (rejestratorów RCP) oraz instalacji i konfiguracji oprogramowania.

Powstałe straty, również te niematerialne, związane z przerwami w działaniu systemu RCP lub jego niepoprawnym działaniem częstokroć przewyższają koszta wdrożenia wykonanego przez profesjonalistów.

Oszczędzać na kosztach wdrożenia systemu RCP poprzez wybór samej dostawy niezbędnych komponentów systemu rejestracji czasu pracy oczywiście można, ale czy warto?

Należy jednak solidnie rozważyć, czy osoba (instalator/monter?) posiada stosowną znajomość samego programu komputerowego do rozliczania czasu pracy, nadto wiedzę, umiejętności oraz doświadczenie instalatorskie i informatyczne w stopniu gwarantującym poprawne wykonanie wszystkich niezbędnych czynności. Zwykle jest tak, że dopiero w trakcie samodzielnych prac wdrożeniowych okazuje się, iż jednak zadanie przerasta możliwości sił własnych instalatora i niezbędna jest zdalna pomoc techniczna. Wpływa to w oczywisty sposób na opóźnienia i/lub przerwy w poprawnym ewidencjonowaniu i rozliczaniu czasu pracy pracowników objętych systemem RCP. Taka sytuacja standardowo generuje niepotrzebne koszta dla zarządu i właściciela firmy. Zdalne wsparcie i pomoc techniczna udzielana przez producentów rozwiązań RCP stanowi również dodatkowy koszt.

Bardziej opłacalnym rozwiązaniem jest więc zwykle wybranie opcji kompleksowego wdrożenia przez profesjonalną firmę, której pracownicy doskonale znają możliwości oferowanych czytników (rejestratorów RCP) i oprogramowania do rozliczania czasu pracy oraz mają duże doświadczenie w wykonywaniu takich wdrożeń.

Bezpieczeństwo i poprawność działania systemu rejestrowania i ewidencjonowania czasu pracy w pełni rekompensują koszta wdrożenia.

Reasumując, perspektywa oszczędności wynikająca z samodzielnego montażu elektronicznego systemu RCP jest oczywiście kusząca. Jednak w trakcie prac wdrożeniowych niedoświadczone osoby często napotykają na różne problemy i trudności, które pochłaniają im wiele czasu, co przekłada się na ewidentne straty finansowe dla firmy. Pomimo więc większej ceny na fakturze, sensowniejszą i bardziej rentowną opcją, z punktu widzenia zamawiającego, jest zlecenie kompleksowego montażu i wdrożenia doświadczonej firmie, która jest wyspecjalizowana w tego typu pracach, posiada odpowiednie zaplecze techniczne i potrafi szybko rozwiązywać ewentualne problemy techniczne występujące w procesie kompleksowego wdrożenia.