Jaki wybrać system rejestracji czasu pracy RCP?

Oczywiście profesjonalny, który spełnia podstawowe oczekiwania pracodawcy (zarządu i właściciela firmy), a przede wszystkim jest dobrze przemyślany, dopasowany i zgodny z charakterem działalności danej firmy, przepisami polskiego prawa i Kodeksu pracy.

Najlepsze rozwiązanie RCP, to jednak system intuicyjny i jak najprostszy w obsłudze.

Jest z tym jednak bardzo różnie ponieważ pracodawcy oczekują maksymalnych korzyści i funkcjonalności, które czasami przekładają się negatywnie na użytkowników systemu oraz szybkość działania całego systemu rejestracji czasu pracy.

Bardzo ważne jest aby polska firma wdrażająca system RCP lub dostarczająca produkty do samodzielnej instalacji, oferowała profesjonalne wsparcie techniczne oraz solidne wsparcie w obsłudze oprogramowania do RCP w trakcie trwania okresu gwarancyjnego jak również po okresie gwarancyjnym.
Podobnie jak i czas reakcji serwisowej był szybki.

Generalnie im dana firma istnieje dłużej na rynku tym większe posiada doświadczenie oraz oferuje więcej korzyści i usług dla klientów.

Przed wyborem odpowiedniego wykonawcy systemu rejestracji czasu pracy należy koniecznie upewnić się, że wdrożenia (instalacje/montaże) i serwisy wykonuje siłami własnymi a nie podwykonawców.

Generalnie biometryczne lub zbliżeniowe RFID systemy rejestracji czasu pracy składają się z czytników (terminali RCP), zasilania awaryjnego oraz oprogramowania RCP (klient lub serwer).

Wybór profesjonalnego programu do RCP oznacza, iż nie będzie on darmowy.

Ważne są jego różne funkcjonalności oraz generowane miesięczne indywidualne lub zbiorowe raporty.

System elektronicznej rejestracji i ewidencji czasu pracy RCP to jednak nie tylko profesjonalny program. To także różne czytniki (rejestratory RCP) i powiązane z nimi akcesoria, jak np. karty zbliżeniowe czy breloki, opaski lub tagi zbliżeniowe oraz holdery do kart.

Decydując się na wybór konkretnego systemu elektronicznej rejestracji czasu pracy po pierwsze należy odpowiedzieć na pytanie: jakie zastosujemy czytniki (rejestratory RCP) – zbliżeniowe czy biometryczne? Ze względu na zastosowaną metodę autoryzacji rozróżnia się bowiem dwa typy czytników RCP: biometryczne (tzw. odcisk palca lub geometria twarzy) lub zbliżeniowe RFID. Wybór metody autoryzacji determinuje wybór czytników. To zaś przekłada się na koszta.

Należy mieć na względzie, że na przemyślany wybór rodzaju czytników (rejestratorów RCP) w dużej mierze wpływa również specyfika działalności danej firmy. Czy jest to firma produkcyjna czy usługowa? Czy posiada rozproszone obiekty w całej Polsce czy też działa lokalnie?

Niezależnie od wybranej metody autoryzacji powinniśmy zdecydować się na czytniki RCP umożliwiające rejestrowanie przynajmniej 6 statusów zdarzeń opisujących cały dzień pracy: początek i koniec czasu pracy oraz wyjście służbowe/powrót i wyjście prywatne/powrót lub inne.

Ważna jest też pamięć zdarzeń (logów RCP) oraz ilość obsługiwanych użytkowników. Niekiedy też stopień ochrony, klasa szczelności IP oraz możliwość pracy na zewnątrz, w narażeniu na niekorzystne warunki atmosferyczne i niską temperaturę. Przydatna jest też możliwość współpracy czytnika z PenDrive.

Jednym z podstawowych kryteriów wyboru elektronicznego systemu ewidencji i rejestracji czasu pracy poprawnie dobranego dla danej firmy jest ilość pracowników. Od ilości użytkowników (pracowników) zależy zarówno ilość czytników jak również koszt oprogramowania do RCP. Bywa bowiem tak, iż cena licencji na program uzależniona jest właśnie od ilości osób zarejestrowanych w programie.

Nie tylko sama ilość pracowników wpływa na liczbę zastosowanych czytników RCP. Również struktura organizacyjna danej firmy i związana z tym ilość lokalizacji ma wpływ na liczbę zastosowanych urządzeń – w obrębie jednej nieruchomości (kilka hal produkcyjnych, magazynów, biur, kilka wejść do obiektu lub na teren fimy) jak i rozlokowanie oddziałów firmy w kilku miastach zwiększa liczbę rejestratorów RCP.

Biorąc pod uwagę przyszły rozwój danej firmy przed zakupem dobrze jest także zorientować się, czy system RCP można w prosty i szybki sposób rozbudowywać o kolejne rejestratory RCP i stanowiska do pracy z programem do RCP.